Was ist Dokumentengenerierung?
Dokumentengenerierung ist ein Prozess der automatisierten Erstellung von strukturierten, einsatzbereiten Dokumenten aus beliebigen Datenquellen. Dabei werden Daten und Geschäftslogik aus ERP-Systemen wie Dynamics 365 FSCM | BC oder SAP, CRM-Systemen wie Dynamics 365 CE, der Power Platform, Datenbanken oder anderen Systemen verwendet, um vordefinierte Vorlagen zu befüllen.
Durch den Einsatz von Dokumentengenerierung können Fachanwender eine Vielzahl von Dokumenten präzise und fehlerfrei erstellen. Mit nur wenigen Klicks entstehen Verträge, Rechnungen, Berichte, Angebote, Anträge und viele weitere Dokumententypen. Dieser Prozess spart Unternehmen in verschiedensten Branchen bereits heute Zeit und Ressourcen.
Entdecken Sie, wie Dokumentengenerierung Rohdaten in strukturierte, markenkonforme Dokumente verwandelt und wie sie sich in die umfassendere Welt der Dokumentenautomatisierung einfügt.
Unterschied zwischen Dokumentenautomatisierung und -generierung
Dokumentenautomatisierung
Dies umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments von der ersten Erstellung bis hin zur Verteilung und Archivierung. Es verbindet die Dokumentengenerierung mit automatisierten Workflows, einschließlich Eingangsverarbeitung (z. B. Scannen und Erkennen von Dokumenten), logikbasierter Vorlagenauswahl, Ausgabeverwaltung und sicherer Archivierung (häufig über Dokumentenmanagement-Lösungen). Der Prozess kann außerdem Dateikonvertierungen beinhalten (z.B. Word zu PDF).
Dokumentengenerierung
Hierbei liegt der Fokus auf der Erstellung von Dokumenten durch das Zusammenführen strukturierter Daten in vordefinierten Vorlagen. Dieser Prozess ermöglicht es Fachanwendern, automatisch Dokumente wie Verträge, Angebote oder Berichte direkt aus ihren Systemen zu generieren. Dazu gehören Schritte wie das Zusammenführen von Daten, dynamische Layouts, Textbausteine, das Anwenden von Formatierungsregeln sowie die Ausgabe der finalen Datei in Formaten wie PDF. Auf diese Weise lassen sich konsistente, markenkonforme Dokumente in großem Umfang erstellen.
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Vorteile von Dokumentengenerierung
Zeit sparen
Spare Stunden durch den Wegfall von wiederholtem Bearbeiten und Formatieren, sobald die Vorlage fertig ist
Konsistenz
Alle Dokumente weisen ein einheitliches Corporate Design auf und sind rechtlich konform
Skalierbarkeit
Erstelle unbegrenzt viele Dokumente mit nur einem Klick oder über einen Workflow in nur wenigen Minuten
Fehlervermeidung und Genauigkeit
Erstelle hochwertige Dokumente indem Routineaufgaben, die leicht zu Fehlern führen können, reduziert werden
Produktivität
Mehr Dokumente in kürzerer Zeit schaffen mithilfe von beschleunigten Erstellungsprozesses
Arbeitszufriedenheit
Die Motivation im Team steigern durch einen stärkeren Fokus auf andere wichtige Aufgaben
Wie dox42 Dokumentengenerierung erleichtert
Die meisten Systeme bieten bereits einen Vorlagen-Designer für die Dokumentenerstellung an, doch dox42 geht einen Schritt weiter. Mithilfe von dox42 können Vorlagen direkt in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Somit arbeiten Business User in ihrer gewohnten Umgebung und erstellen dynamische Vorlagen mit Tabellen, Bildern, Diagrammen, bedingten Inhalten und zahlreichen weiteren Funktionen.
Eine weitere zentrale Stärke von dox42 ist die Fähigkeit, Daten aus nahezu jedem System zu integrieren. Dazu zählen Microsoft 365, Dynamics 365, SAP, die Power Platform und viele weitere Datenquellen. Alle Integrationen unterstützen eine Vielzahl von Anwendungsfällen und ermöglichen eine konsistente Ausgabe in Formaten wie PDF, Word oder XML/JSON und vielen anderen Formaten.
Dokumentengenerierung mit dox42
- Intuitives Vorlagendesign: Nutzen Sie die volle Power von Microsoft 365, um Vorlagen zu gestalten – einschließlich Textbausteinen, Tabellen, Bildern, Bedingungen, Diagrammen und dynamischen Inhalten für verschiedene Anwendungsfälle
- Verbinde zahlreiche Datenquellen: Integrieren Sie nahtlos mit Microsoft 365, Dynamics 365, SAP, der Power Platform, Datenbanken und vielen weiteren Datenquellen
- Generiere mit einem Klick oder Workflow: Sobald eine Vorlage fertig ist, können Sie Ausgaben in PDF, Word, Excel, PowerPoint oder als E-Mail generieren. Es sind noch viele weitere Formate möglich
3 Monate beträgt der durchschnittliche Break Even einer dox42 Einführung.
"Durch den Einsatz von dox42 ist es nun einfach möglich, unterschiedliche Datenquellen anzubinden und die erforderlichen Vorlagen intuitiv und schnell in MS Office zu gestalten."
Carmen Kretschmer
Solution Architect SAP
3 Monate beträgt der durchschnittliche Break Even einer dox42 Einführung.
"Unser Break-Even-Point wurde in 4 Wochen erreicht."
Elena Schneider
Projektmanagement
3 Monate beträgt der durchschnittliche Break Even einer dox42 Einführung.
"dox42 hat sich schnell zu einem unserer Lieblingsprodukte entwickelt. Das Tool ist schlank, ohne dabei die Flexibilität zu verlieren auch technisch komplexe Szenarien zu meistern."
Andreas Gümbel
Teamleiter SharePoint / BI-Entwicklung
Industrien
Alle Arten von Dokumenten in unterschiedlichen
Branchen automatisch erstellen