Dokumente werden in jeder Organisation täglich erstellt, unternehmensweit. Rechnungen müssen millionenfach versendet werden. Bei Angeboten ist zwar die Stückzahl geringer, dafür zählt das individuelle Eingehen auf die Kundenbedürfnisse und die schnelle Erstellung. Verträge und Versicherungspolicen folgen komplexen Logiken. Verkaufspräsentationen sollen visuell überzeugen. Die Liste der Szenarien für Dokumentenautomatisierung ist endlos. Aber welche Vorteile bringt Dokumentenautomatisierung ganz konkret?
In vielen Unternehmen werden Dokumente immer noch per Copy and Paste erstellt. Die Dokumentenerstellung wird meist als zeitaufwändig, frustrierend und mühsam erlebt. Die benötigten Inhalte existieren ja meist schon, verteilt in unterschiedlichen Systemen und werden aus den einzelnen Systemen in die dafür vorgesehenen Bereiche der bestehenden Vorlagen kopiert. Das ist zwar flexibel und erlaubt den Mitarbeitern, auf unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Gestaltung individuell einzugehen, setzt diese aber gleichzeitig unter großen Druck, weil Copy and Paste zum einen sehr mühsam und fehleranfällig ist und zum anderen sehr langsam und damit auch teuer.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, greifen Unternehmen häufig auf eine Dokumentenautomatisierung zurück, wie etwa VBA Makros, Seriendruck oder Office Scripts. Auch wenn dadurch die Anzahl potenzieller Fehler und die Intensität manueller Arbeit etwas reduziert werden können, ist es nach wie vor mühsam, notwendige Anpassungen dieser Makros und Scripts durchzuführen. Meist ist damit eine vollständige Prozessautomation nicht möglich, es bleibt bei „9 to 5“. Aus der Perspektive der Dokumentenautomatisierung ist dieser Ansatz eine funktionale Sackgasse.
Der dritte und scheinbar leistungsstärkste Ansatz, den Unternehmen verfolgen, besteht darin, sich auf die All-in-One-Dokumentenerstellung aus einer Applikation zu verlassen, wie beispielsweise aus ihrem ERP- oder CRM-System. Dies ermöglicht eine Automatisierung vieler Aufgaben und die Möglichkeit, Dokumente rund um die Uhr zu erstellen, ist jedoch weder individuell noch flexibel. Änderungen und individuelle Designanpassungen können nicht von den Business Usern, sondern, weil Programmierkenntnisse nötig sind, lediglich von der IT-Abteilung vorgenommen werden. Flexibilität geht verloren, oder haben Sie jemals eine ansprechend aussehende Versicherungspolice gesehen?
Die optimale Lösung wäre also die intuitive und individuelle Anpassung der Dokumente durch Business User mit einer flexiblen und mächtigen Integration in beliebige ERP-, CRM- oder sonstige Systeme zu kombinieren. Und jetzt kommt die gute Nachricht: Diese Lösung gibt es!
dox42 integriert sich in eine Vielzahl von Systemen, wie beispielsweise SharePoint, Teams, SAP, MS Dynamics 365 CE, Power Automate und Azure Active Directory.
Sie profitieren dadurch von einem hervorragenden Prozess der Automatisierung und einer hochsicheren Dokumentenerstellung.
Ein attraktives Dokumentendesign in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) ermöglicht Business Usern, Dokumentenvorlagen einfach, intuitiv und ohne Programmierung selbst im eigenen Corporate Design zu entwerfen und anzupassen. Das spart enorm viel Zeit und eliminiert die Gefahr von Copy & Paste Fehlern. Zudem werden die Anzahl der Vorlagen durch die Verwendung intelligenter Bedingungen und Textbausteinen aus beliebig vielen Datenquellen deutlich reduziert.
dox42 ist ein No-Code-Tool. Daten können aus allen Quellen wie SharePoint, Dynamics 365, SAP, Excel, SQL usw. einfach und ohne technisches Wissen integriert werden. Sie können die Dokumentengenerierung auch auf einem Server ausführen. Sie können wählen, ob dies in der Cloud oder vor Ort erfolgt. Mit nur einem einfachen Klick oder Workflow werden alle Ihre Dokumente automatisch erstellt.
Mit unserem ROI Calculator können Sie Ihr persönliches Szenario automatisch durchkalkulieren lassen und erhalten dabei direkt einen ersten Eindruck von den Möglichkeiten von dox42.