Datenschutzerklärung

Allgemeines

Das Thema Datenschutz und Datensicherheit hat in unserer Branche als Softwareprodukthersteller einen hohen Stellenwert und wir verpflichten uns neben den gesetzlichen Bestimmungen zum Prinzip eines verantwortungsvollen Umgangs mit personenbezogenen Daten. Wir möchten unseren Kunden und Partnern ein sicheres Gefühl geben können, dass Daten vertraulich und geheim gehalten werden.

Hand aufs Herz: den gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz zu entsprechen ist nicht immer einfach, da manchmal Unklarheiten oder Unsicherheiten in der Praxis bestehen. Deshalb wollen wir mit Betroffenen in einen offenen Diskurs gehen und zusichern, dass wir uns die Zeit nehmen werden und keine Mühen scheuen das wichtige Recht auf Geheimhaltung von personenbezogenen Daten zu wahren

Aus diesem Grund unternehmen wir interne Schritte und Maßnahmen, um die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen gewissenhaft sicherzustellen. Mit dieser Information möchten wir so einfach wie möglich erklären, welche Daten auf der Webseite und in der Zusammenarbeit mit uns erfasst werden und wie wir diese nutzen.

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

dox42 GmbH
Vegagasse 5/2
AT-1190 Wien
E-Mail: info@dox42.com

Kontaktdaten für Datenschutzanfragen: monika.friedrich@dox42.com Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da dies gesetzlich nicht erforderlich ist.

Wir verwenden in unserer Information die Begrifflichkeiten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Damit diese Information für alle nutzende Personen leicht verständlich ist, versuchen wir Rechtsbegriffe weitgehend zu vermeiden. Sollten Informationen nicht klar und einfach formuliert sein, freuen wir uns über ein Feedback.

Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu

  • Recht auf Auskunft (Auskunftsbegehren)
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen (einschließlich Profiling)
  • Recht zur Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/)

Ihre Rechte können Sie jederzeit geltend machen. Dazu bitten wir Sie uns mittels postalischer oder elektronischer Nachricht unter E-Mail an monika.friedrich@dox42.com zu kontaktieren.

Wir bitten um Verständnis, dass wir keine telefonischen bzw. mündlichen Anfragen beantworten können, da wir nicht sicherstellen können, dass die Informationen tatsächlich an die berechtigte Person ausgegeben werden. Bitte unterstützen Sie uns bei der Identifikation Ihrer Person bei Kontaktaufnahme.

Webseite

Bei Nutzung der Webseite und deren Unterseiten sowie Serviceangebote verarbeitet die dox42 GmbH personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Darstellung der Webseite und deren Inhalte
  • Kontaktaufnahme
  • Unternehmenspräsentation und Angebotsdarbietung
  • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit
  • Marketingaktivitäten
  • Analyse der Websitebenutzung durch Nutzer

Dabei werden folgende Datenkategorien erfasst:

  • IP-Adresse wird nur nach Interaktion mit dem Kontaktformular im Zuge der reCAPTCHA Überprüfung gespeichert
  • Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs
  • Browsertypen und Versionen
  • das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
  • Internetseite oder -unterseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Website gelangt (bei Linknutzung)
  • Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
  • Erfassung der durch Cookies erzeugten Daten

Welche Dienste nutzen wir? Wer erhält die Daten?

  • Auftragsverarbeiter, wie z.B. Web-Hosting-Dienst, IT-Dienstleiste
  • Bei Cookie-Einsatz (auf Basis einer Einwilligung mittels Cookie-Banner):
    • „Google Analytics 4“ „Google Tag Manager“ „Google Signal“ „Google Remarketing“, Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA mit einer IP- Anonymisierungsfunktion
    • “Google AdWords”, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
    • “Youtube”, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland mit erweitertem Datenschutzmodus
    • “LinkedIn”, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland, ein Tochterunternehmen der LinkedIn Corporation, 1000 W. Maude Avenue, Sunnyvale, CA 94085 USA
    • “X”, X Corp., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA

Die Serverprotokolle (Log-Files) werden für bis zu sechs Monaten gespeichert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Zugriffsdaten (Webserver-Logfiles), Nutzerauswertungen und der Daten gesammelt durch technisch notwendige Cookies ist gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO das berechtigte Interesse des Verantwortlichen (Darbietung Online-Serviceangebot, Datensicherheit).

Für den Einsatz von Werbecookies stützen wir unsere Verarbeitung auf Ihre Einwilligung, die jederzeit anpassbar durch unseren Cookie-Banner ist. Dort finden Sie auch eine detaillierte Beschreibung der Art des Cookies und die Dauer der Datenspeicherung.

Wenn per E-Mail eine Bewerbung eingereicht wird, löschen wir die Daten der Bewerbung binnen 7 Monate ab Beendigung des Bewerbungsverfahrens (zwecks Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Abs 1 und 29 GlBG mit Verweis auf die DSB Entscheidung DSB-D123.085/0003-DSB/2018), sofern keine Zustimmung für eine längere Evidenzhaltung abgegeben wurde.

Bitte beachten Sie: Mit Cookies werden von uns und von Drittanbietern mitunter auch personenbezogene Daten verarbeitet. Drittanbietern wie Google haben ua ihre Niederlassungen in den USA ohne angemessenes Datenschutzniveau. Es besteht ein Risiko, dass Unionsbürgerdaten durch die US-Behörden ohne einen wirksamen Rechtsbehelf dagegen verarbeitet werden. Deshalb bitten wir Sie dies bei einer Einwilligung zu berücksichtigen. Eine abgegebene Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (beim Cookiebanner die Einstellungen dazu ändern).

Newsletter

Der angebotene Newsletter enthält Informationen von dox42 veranstalteten (Online-)Events, Neuigkeiten sowie Empfehlungen des Unternehmens und Fachartikel rund um das Thema Dokumentenautomation und Datenintegration.

Bei Nutzung des Newsletters verarbeitet dox42 personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Unternehmenspräsentation und Angebotsdarbietung
  • Marketingaktivitäten
  • Analyse der Newsletter-Nutzung

Dabei werden folgende Datenkategorien erfasst:

  • Name und E-Mail-Adresse
  • Zeitpunkt der Zustellung
  • Zeitpunkt der Öffnung, Dauer der Öffnung, IP-Adresse der Öffnung
  • verwendetes E-Mail-Programm (Mail Client), welcher Link geklickt wurde sowie den Zeitpunkt des Klicks
  • Spracheinstellung (DE / EN)

Welche Dienste nutzen wir? Wer erhält die Daten

  • Auftragsverarbeiter, wie z.B. mailworx – eworx Network & Internet GmbH, Hanriederstraße 25, A-4150 Rohrbach-Berg
  • Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (Data Privacy Framework zertifiziert)

Ihre Daten für den Erhalt des Newsletters werden so lange verarbeitet, solange Sie die für den jeweiligen Zweck erteilte freiwillige Einwilligung nicht widerrufen haben.

Auftragserteilung und Vertragsabwicklung

Wir bieten die Möglichkeit an unsere Produkte online zu beziehen oder zu testen. Zudem können Demos vereinbart werden. Zur Erbringung unserer Leistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten basierend auf einem Auftragsverhältnis bzw. bei einer Anfrage dazu.

Bei Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen verarbeitet dox42 personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Kontaktaufnahme zur Vereinbarung von Demo-Präsentationen
  • Abwicklung von Anfragen zu Angeboten und Preisen
  • Bearbeitung von Aufträgen und deren Abrechnung
  • Anlage, Verwaltung und Aktualisierung von Kundendaten
  • Organisation von Meetings (Videokonferenzen) und deren Terminvergabe
  • Beratung zur Dokumentenautomation und Datenintegration
  • Durchführung von Marketingaktivitäten
  • Supportanfragen

Dabei werden folgende Datenkategorien erfasst:

  • Stammdaten wie, Titel, Name und E-Mail-Adresse, Firma, Jobbeschreibung, Firmenadresse, Rechnungsadresse
  • Bevorzugte oder bezogene Produkte, Systeme, Details zu Dokumentenautomation und Datenintegration
  • Auftragsabwicklung (bestellte Produkte und Rechnungsdaten)
  • Daten zur Kontaktaufnahme und Korrespondenzdaten
  • Bei Inanspruchnahme von Downloadmöglichkeiten der lizenzierten Softwareprodukte und nur bei einer Lizenzaktivierung erhalten wir die Systeminformationen (wie z.B. OS-Version, User Name, der uU einen Personenbezug aufweisen kann)

Welche Dienste nutzen wir? Wer erhält die Daten?

  • Auftragsverarbeiter, wie z.B. Microsoft, Vtiger als CRM-Tool
  • dox42 Technology Partners (siehe https://www.dox42.com/de/company/partners)
  • Steuerberatern und Wirtschaftstreuhändern

Die Daten verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung bei der Kontaktaufnahme zur Vorstellung unserer Produkte und bei der Geschäftsanbahnung sowie -abwicklung nutzen wir die Rechtsgrundlage Vertragserfüllung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Erheben wir Daten zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, wie beispielsweise Abrechnungsdaten, dann ist die Rechtsgrundlage Erfüllung von Rechtsvorschriften.

Die Daten unserer Kunden werden grundsätzlich für die Dauer der aufrechten Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung der Vertragsbeziehung werden nur die aufgrund der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen bzw. Aufbewahrungspflichten (UGB, ABGB, BAO, etc.) unbedingt notwendige Daten für die Dauer dieser gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Wir unterliegen zB steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder müssen im Vertragsmanagement zu Haftungsfragen oder zur Gewährleistung personenbezogene Daten aufbewahren.

Know-How Datenbank und Events

Auf unserer Webseite bieten wir die Möglichkeit an Lehrvideos und Anleitungen anzusehen und/oder an unseren (Online-)Events teilzunehmen. Wir bieten folgende Interaktionsmöglichkeiten an und verarbeiten personenbezogene Daten für diese Zwecke:

  • Organisation und Abhaltung von Webinaren
  • Eventmanagement bei Online-Events
  • Durchführung von Marketingaktivitäten (Follow Up Kommunikation nach Teilnahme)
  • Supportanfragen

Dabei werden folgende Datenkategorien erfasst:

  • Bei Anmeldung zu (Online-)Events oder Trainings:
    • Stammdaten wie Titel, Name und E-Mail-Adresse, Firma, Jobbeschreibung, Firmenadresse in Form von Teilnehmerlisten
    • Bevorzugte oder bezogene Produkte, Systeme, Details zu Dokumentenautomation und Datenintegration
    • Seminarthema / Eventinhalte
  • Bei Inanspruchnahme von Videocontent: Daten zu angeklickten Videos, erstellten Playlisten sowie abgegebenen Bewertungen und Kommentaren, IP-Adresse und Informationen zum Browser
  • bei Supportanfragen werden die angegebenen Kontakt-Emailadressen erfasst

Welche Dienste nutzen wir? Wer erhält die Daten?

  • Auftragsverarbeiter, wie z.B. Webinardienstleister
    • „GoToWebinar“, GoTo Technologies Ireland Unlimited Company, The Reflector 10 Hanover Quay Dublin 2 D02R573 Irland
    • “Youtube”, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland mit erweitertem Datenschutzmodus
    • “MS Teams“, Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland
    • „Atlassian”, Atlassian. Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Australien

Die Daten verarbeiten wir aufgrund Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung und speichern diese bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. nach Beendigung der Geschäftsbeziehung. Aufzeichnungen der Webinare werden nur unter vorheriger Information darüber und nach erteilter Einwilligung erstellt.

Ihre Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung zu (onsite/online) Veranstaltungen werden nur so lange gespeichert, wie es für die Organisation der Veranstaltung notwendig ist, darüber hinaus nur solange sie im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden müssen oder sofern eine Geschäftsbeziehung entsteht, solange diese andauert. Eine längere Speicherung erfolgt nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder zur Verteidigung bei allfälligen Rechtsstreitigkeiten.