AI-Nutzungsbedingungen
1. Allgemeines
Das Thema Datenschutz und Datensicherheit hat für uns als Softwareprodukthersteller einen hohen Stellenwert und im Bereich des Einsatzes von KI-Technologien sehen wir unsere besondere Verantwortung diese sicher und vertrauenswürdig einzusetzen.
Deshalb möchten wir bereits bei einem KI-System, das in der Risikostufe „begrenztes Risiko“, zeigen, dass Transparenz Basis einer vertrauensvollen Zusammenarbeit ist. Für Fragen als auch Anregungen steht unser Compliance-Team jederzeit zur Verfügung.
2. Datenschutz bei Nutzung des dox42-AI-Chat-Bots
Der Verantwortliche ist die:
dox42 GmbH
Linke Wienzeile 8/29
1060 Vienna
AUSTRIA
E-Mail: info@dox42.com
Kontaktdaten für Datenschutzanfragen: monika.friedrich@dox42.com
Benannte Datenschutzbeauftragte: Mag. Karin Dietl
Wir verwenden in unserer Information die Begrifflichkeiten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des EU AI Acts. Damit diese Information für alle nutzende Personen leicht verständlich ist, versuchen wir Rechtsbegriffe weitgehend zu vermeiden. Sollten Informationen nicht klar und einfach formuliert sein, freuen wir uns über ein Feedback.
Welche Daten werden erfasst?
Der dox42 KI-Chatbot beantwortet Ihre Fragen zu unseren Produkten und Services. Er ist ein reines Konversationssystem — kein KI-Agent, kein autonomes System, kein Entscheidungsautomatismus.
Im Sinn der Datenminimierung werden keine personenbezogen Daten erfasst, wenn der Nutzer in seinen Anmeldedaten keine Personenbezug beinhaltet (zb durch personalisierte E-Mail Adresse) oder personenbezogene Daten eingibt.
Sollte dies nicht vorliegen, kommt es zur folgenden Verarbeitung nachstehender Kategorien:
- Angegebener User-Name
- Uhrzeit und Datum der Nutzung
- Eingabe in den Chat-Bot
Die Aktivitätsdaten werden pseudonymisiert erhoben. Ist Ihrer Lizenz keine personenbezogene E-Mail-Adresse zugeordnet, ist eine Zuordnung zu einer bestimmten Person technisch ausgeschlossen. Eine Identifizierung je Account und Konversation findet in diesem Fall nicht statt.
Was wir ausdrücklich nicht erheben: Gesprächsverläufe über Sitzungsgrenzen hinaus, personenbezogene Profile, Gerätedaten oder Inhalte außerhalb des aktiven Konversationsfensters.
Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — weder von uns noch von Microsoft als Auftragsverarbeiter. Die Tenant Isolation ist technisch verankert. Die KI lernt ausschließlich aus von uns aktiv bereitgestellten, geprüften Inhalten (z. B. Produktdokumentation).
Konversationen werden nicht sitzungsübergreifend gespeichert. Nach Ende Ihrer Sitzung sind die Gesprächsinhalte gelöscht. Es gibt keine Memory-Funktion.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Qualitätssicherung und Betriebsoptimierung des Chatbot-Services.
Speicherdauer
Aktivitätsdaten (Prompts + Zeitstempel, pseudonymisiert) werden für 2 Jahre gespeichert und danach gelöscht.
Drittländer & Auftragsverarbeitung
Der Chatbot basiert auf Microsoft Copilot. Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO im Rahmen eines abgeschlossenen Data Processing Agreements (DPA). Die Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in der EU (Microsoft Azure Region Frankfurt/Deutschland). Soweit im Einzelfall dennoch ein Zugriff durch Microsoft-Stellen außerhalb des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln (SCCs).
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).
Die allgemeine Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://www.dox42.com/de/Datenschutz
3. Nutzungsbedingungen des dox42 KI-Chatbot
Was ist unser Chatbot?
Ein konversationsbasiertes Abfragesystem auf Basis von Microsoft Copilot. Er beantwortet Fragen zu unseren Produkten und Serviceinhalten — kein KI-Agent, keine autonome Handlungsfähigkeit.
ℹ️ Sie interagieren mit einem KI-System. Antworten werden algorithmisch generiert.
Hinweise
- KI-Antworten können fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich sein. Prüfen Sie Ausgaben immer mit Ihrem eigenen Urteilsvermögen, bevor Sie Entscheidungen treffen.
- Geben Sie keine sensiblen Daten ein: keine Gesundheitsinformationen, keine Finanz- oder Zahlungsdaten, keine Passwörter.
Was nicht erlaubt ist
- Nutzung zur Vorbereitung oder Unterstützung rechtswidriger Handlungen
- Eingabe von Inhalten, die Dritte verletzen, diskriminieren oder belästigen
- Versuche, das System zu manipulieren oder zu umgehen (Prompt Injection, Jailbreaking)
- Automatisierter Zugriff (Bots, Scraping) ohne ausdrückliche Genehmigung
Nutzungsvorbehalt
Wir können Ihre Nutzung einschränken, sperren oder beenden, wenn Sie gegen diese Bedingungen verstoßen oder das System missbräuchlich verwenden. Wir können diese Bedingungen jederzeit anpassen. Die aktuelle Version gilt mit Nutzungsbeginn.
Haftung
Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung. Für Schäden, die durch fehlerhafte KI-Ausgaben entstehen, übernehmen wir keine Haftung. Zur Haftung verweisen wir auf unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen abrufbar unter: https://www.dox42.com/de/Terms-And-Conditions
(Zuletzt aktualisiert am 26.02.2026)