Digitalisierung von zentralen Finanzprozessen mit dox42 & Nintex K2

Merck ist ein weltweit führendes Unternehmen in den Bereichen Health Care, Life Science und Elektronik. Das Unternehmen wurde 1668 gegründet und ist damit eines der ältesten Pharma- und Chemieunternehmen weltweit. Unser Ziel ist es, Wissenschaft und Technologie für den menschlichen Fortschritt zu nutzen.

Im Rahmen unseres „Picasso"-Projekts haben wir uns die Finanzprozesse bei Merck, insbesondere die unternehmensübergreifende Cross-Charging, angesehen. Wir verwenden den Begriff Cross-Charging, um die Verrechnung von Dienstleistungen und verschiedenen Arten von Kosten zwischen Merck-Tochtergesellschaften zu beschreiben. Die Verrechnung von Dienstleistungen zwischen den Merck-Gesellschaften ist einer unserer zentralen Finanzprozesse.

Die Herausforderung für uns besteht darin, dass Merck rund 400 Tochtergesellschaften hat und wir viele verschiedene Finanz-ERP-Systeme nutzen. Wir verbuchen Rechnungen in 16 verschiedenen ERP-Systemen. Wir mussten also einen globalen Prozess entwickeln, der es allen Mitarbeitern weltweit ermöglicht, Rechnungen zwischen den Unternehmen anzufordern und alle auf eine Plattform zu bringen, obwohl wir so viele verschiedene ERP-Systeme haben.

Gemeinsam mit Bridging IT haben wir „Picasso" implementiert, um die Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Compliance bei der unternehmensübergreifenden Cross-Charging bei Merck zu verbessern. Unsere Low-Code-Lösung basiert auf Nintex K2, dox42 und RPA.

Der dox42 Server wird verwendet, um eine Verbindung zu vielen verschiedenen Datenquellen herzustellen und die Informationen in das System zu bringen, damit sie dort einfach verarbeitet werden können. dox42-Vorlagen spiegeln die Informationen wider, die über ein Formular gesammelt werden, das der Benutzer zu Beginn des Prozesses ausfüllt. Innerhalb der Vorlage können wir die Informationen und Regeln auf eine so leistungsstarke und schnelle Weise einbauen, dass die Möglichkeiten fast grenzenlos sind.

Wir haben alle Ziele erreicht, die wir uns vor Beginn des Projekts gesetzt haben:

• Benutzerfreundlichkeit – Alle Merck-Mitarbeiter können mit dem neuen Prozess arbeiten, auch wenn sie nicht aus dem Finanz- oder Rechnungswesen kommen. Wir haben ihnen ein Tool an die Hand gegeben, mit dem sie durch den gesamten Prozess geführt werden.
• Qualität und Geschwindigkeit - Wir haben jetzt weniger Verzögerungen beim Rechnungsaustausch und bei der Verbuchung. Wir haben auch weniger Diskussionen oder Missverständnisse über Rechnungen und sparen viel Zeit in vielen unterschiedlichen Geschäftsbereichen.
• Compliance - Es ist jetzt einfacher und schneller, unsere Steuer- und Konzernrichtlinien einzuhalten. Es gibt klare Verantwortlichkeiten und wir haben die Transparenz des Rechnungsstellungsprozesses erhöht.

Seit dem Start des Projekts haben wir mehr als 15.000 Rechnungen mit einem Transaktionsvolumen von mehreren Milliarden Euro erstellt. Wir haben den Prozess wesentlich verbessert – dieses Feedback bekommen wir auch von Kunden und Endbenutzern, worüber wir sehr froh sind.