Mehr Zeit für den Sport durch automatisierte Signaturprozesse
Als Fussballverband betreuen wir eine große Anzahl von Teams sowie Spielerinnen und Spieler. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Verbands stieg auch der administrative Aufwand. Regelmäßig müssen Dokumente wie Einverständniserklärungen, Datenschutzvereinbarungen oder Verhaltenskodizes erstellt, versendet, unterzeichnet und archiviert werden.
Ausgangssituation
Die Dokumente wurden früher auf Basis von Excel-Exporten aus unserer Branchensoftware mittels Word-Serienbriefen erstellt. Aufgrund der zahlreichen Dokumenttypen, Varianten und Sonderfälle mussten verschiedene Serienbriefvorlagen gepflegt und häufig manuell angepasst werden. Die Dokumente wurden anschließend per Post versendet, unterschrieben zurückgesendet oder vorbeigebracht, eingescannt und in verschiedenen Listen und Systemen nachgeführt.
Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und band wertvolle Ressourcen, die wir lieber für den Sport und die Unterstützung unserer Vereine einsetzen wollten.
Lösung
Mit dox42 haben wir unseren Dokumenten- und Unterschriftenprozess vollständig digitalisiert. Über eine direkte Anbindung an unsere Branchensoftware werden alle relevanten Spielerdaten automatisiert übernommen. Auf dieser Basis erstellen wir mit einem dox42-Template die benötigten Dokumente inklusive sämtlicher Varianten, Anhänge und Sonderfälle vollautomatisch.
Dokumente können heute mit wenigen Klicks für eine beliebige Anzahl von Spielerinnen und Spielern generiert werden. Anschließend werden sie bei Bedarf direkt an MOXIS zur digitalen Unterschrift übergeben. Der Versand erfolgt automatisch an die betreffenden Spielerinnen und Spieler sowie bei Minderjährigen zusätzlich an die entsprechenden Erziehungsberechtigten.
Ergebnis
Durch die Automatisierung mit dox42 konnten wir den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und den gesamten Prozess von der Dokumentenerstellung über die Unterschrift bis zur Archivierung digitalisieren. Die Bearbeitungszeiten wurden verkürzt, die Datenqualität verbessert und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen vereinfacht.
Insbesondere bei saisonalen Prozessen mit einer großen Anzahl von Dokumenten profitieren wir von den automatisierten Abläufen. Heute können wir uns deutlich stärker auf das konzentrieren, was für uns wirklich zählt: den Sport sowie die Unterstützung unserer Vereine, Spielerinnen und Spieler.