Eine zentrale Vorlagenplattform für Angebote und Servicemanagement – weltweite Qualität, lokale Flexibilität

Kiwa Nederland ist Teil der globalen Kiwa Group und führender Anbieter von Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsdienstleistungen (Testing, Inspection and Certification, TIC). Das Unternehmen nutzt dox42 Enterprise zur Erstellung von Angeboten und Dokumenten für das Servicemanagement. Bei internationalen Anwendern und mehreren zehntausend generierten Dokumenten pro Jahr waren Konsistenz und Wartbarkeit zentrale Anforderungen. Jedes Angebot muss der Marke Kiwa entsprechen und strenge Qualitätsstandards erfüllen – unabhängig davon, wer es erstellt.

Unsere Angebote enthalten komplexe, bedingte Inhalte – darunter Leistungsumfänge, Zertifizierungsschemata, Preistabellen und Bedingungen, die je nach Geschäftsbereich variieren. dox42 bildet diese Komplexität mit einem einzigen Vorlagensatz ab. Zuvor mussten wir dafür Dutzende Word-Dokumente manuell pflegen.

dox42 ruft die Daten direkt aus Dynamics 365 ab, während Power Automate den gesamten Dokumentenerstellungsprozess von Anfang bis Ende steuert. Jedes Dokument wird dynamisch zusammengestellt und enthält ausschließlich die jeweils relevanten Abschnitte, Preise und Anhänge. Dokumente für das Servicemanagement – beispielsweise Serviceberichte, Vereinbarungen und Planungsbestätigungen – folgen demselben Prinzip. Dadurch verfügt die Serviceorganisation über einen einheitlichen und standardisierten Dokumentenprozess.

Der größte Vorteil ist die zentrale Kontrolle. Änderungen an Vorlagen werden einmal vorgenommen und stehen anschließend sofort allen Anwendern zur Verfügung.