dox42 als einheitliche und effiziente Lösung für die Massenerstellung von Dokumenten mit praktischen Vorlagen

Die germanBroker.net AG (gBnet) unterstützt als professioneller Servicedienstleister Maklerbetriebe der Versicherungs- und Finanzwirtschaft dabei, unabhängig und wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben. Ganz im Sinne des Gründungsgedankens „Gemeinsam mehr bewegen“ setzt gBnet auf persönlichen Austausch, starke Partnerschaften und ein kooperatives Netzwerk, das echten Mehrwert für seine Mitglieder schafft.

Über viele Jahre ist so ein leistungsstarker Maklerverbund gewachsen, der Versicherer, Ratingagenturen, Softwarehäuser und weitere Netzwerkpartner an einen Tisch bringt. Gemeinsam investieren sie in Projekte und entwickeln Lösungen, die neu, exklusiv und praxisnah sind. Mit eigenen Deckungskonzepten im Sach- und Lebenbereich verschafft gBnet seinen Partnermaklern zusätzliche Wettbewerbsvorteile. Heute begleitet der Servicedienstleister mehr als 700 Maklerhäuser in den Bereichen Privat- und Gewerbeversicherungen, Leben, Kranken, Investment und Baufinanzierung.

Vor der Einführung von dox42 nutzten wir mehrere unterschiedliche Lösungen zur Dokumentenerstellung. Im Arbeitsalltag führte diese gewachsene Systemlandschaft zu verschiedenen Herausforderungen:

• Heterogen gewachsene Systemlandschaft: Unterschiedliche Anwendungen erhöhten den Pflegeaufwand und verhinderten ein zentrales Vorgehen bei der Dokumentengenerierung.
• Eingeschränkte Nachvollziehbarkeit: Wenn Fehler auftraten, erschwerte das unzureichende Logging eine schnelle und gezielte Problemlösung.
• Zeitintensive Prozesse: Besonders bei der Generierung vieler Dokumente waren die Abläufe träge und banden unnötig Ressourcen.
• Fehlende Übersichtlichkeit: Der vorhandene Vorlagenbestand und die jeweiligen Abhängigkeiten waren nicht immer transparent nachvollziehbar.
• Keine Trennung von Layout und Logik: Inhaltliche und gestalterische Änderungen ließen sich nicht unabhängig voneinander umsetzen und mussten durch die IT erfolgen.

Mit dox42 haben wir eine einheitliche Anwendung eingeführt, die diese Herausforderungen löst und die Dokumentenerstellung deutlich strukturierter macht. Unser Lösungsansatz basiert auf zwei On-Premises-Servern.

Der erste Server sorgt für die direkte Datenanbindung an das Bestandssystem und ermöglicht daraus die automatisierte lokale Erstellung von Dokumenten. Der zweite Server ist für den externen Anwendungsfall und an eine Online-Fragenstrecke angebunden. Aus der Webanwendung werden Inhalte als JSON übergeben und anschließend in Dokumente überführt.

Dokumente werden nun zuverlässig erzeugt. Dazu zählen etwa Policen, Annahmeerklärungen, Angebote, Anträge, Kundenabrechnungen, Vermittlerabrechnungen und Vergleiche von Leistungsmerkmalen.

Im Ergebnis bietet uns dox42 mehrere Vorteile, die sich in der Praxis nun deutlich bemerkbar machen:

• Spürbare Entlastung der IT: Fachbereiche können Vorlagen selbst anpassen. Änderungen lassen sich dadurch schneller umsetzen und die IT wird im Tagesgeschäft entlastet.
• Klare Trennung von Layout und Logik: Vorlagen bleiben wartbar, weil Layoutänderungen nicht direkt in die Fachlogik eingreifen. Gleichzeitig arbeiten die Fachbereiche weiterhin in Microsoft Word als vertraute Anwendung und nutzen das dox42 Add-In als Vorlagenwerkzeug.
• Detailliertes Trace-Log: Fehlerursachen lassen sich gezielt eingrenzen und deutlich schneller nachvollziehen. Die automatisierte Verarbeitung von Einzel- und Massendokumenten verläuft nun zuverlässiger.
• Kurze Time-to-Value: Bereits nach kurzer Einarbeitung konnten erste produktive Ergebnisse erzielt werden.
• Vielseitige Datenanbindung: Neben der direkten Datenbankanbindung lassen sich auch XML- und JSON-Quellen verarbeiten. Parameter werden zuverlässig automatisiert übergeben.
• Eigene Logiken über Formfelder: Auch komplexe Fallunterscheidungen können direkt in der Vorlage abgebildet werden.

Das Projekt wurde gemeinsam mit dem Implementierungspartner busitec umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit busitec und dox42 erlebten wir durchweg als partnerschaftlich: Anfragen wurden zügig, fachlich fundiert und lösungsorientiert beantwortet. Zudem wurde unkompliziert eine individuelle Schnittstelle für uns geschaffen.

Auch künftig möchten wir die Zusammenarbeit mit dox42 und busitec fortsetzen. Weitere Anwendungsfälle sind bereits geplant: Perspektivisch sollen Dokumente aus dem Vertrags- und Rechnungswesen durchgängig mit dox42 umgesetzt und bestehende Inhalte schrittweise ebenfalls überführt werden.