Zwei Plattformen, eine fehlende Verbindung

„Die Expertise von SoftAdvice im Bereich M-Files, kombiniert mit ihrer engen Zusammenarbeit mit dox42, hat uns eine perfekt integrierte und qualitativ hochwertige Lösung geliefert. Die schnelle Reaktionsfähigkeit der Teams sowie die klaren Erklärungen haben es uns ermöglicht, das volle Potenzial dieser Integration auszuschöpfen – mit einem deutlichen Mehrwert für unser Informationssystem.“

Die Verwaltung von Gesundheitswesen, Bildung, Justiz, Finanzen und öffentlicher Sicherheit erfordert höchste Präzision. Für die Republik und der Kanton Jura (RCJU) in der Schweiz bedeutet das, jedes Jahr tausende Dokumente zu erstellen. Jedes Einzelne korrekt, nachvollziehbar und vollständig gesetzeskonform.

Trotz des Einsatzes von M-Files für das Dokumentenmanagement und dox42 für die Dokumentenerstellung bestand eine entscheidende Lücke. Ohne nahtlose Integration führten manuelle Dateneingaben zu Inkonsistenzen, erhöhtem Fehlerrisiko und eingeschränkter Nachvollziehbarkeit. Für eine staatliche Organisation, in der Compliance nicht verhandelbar ist, ein unhaltbarer Zustand.

Der Wendepunkt kam mit der Entdeckung des dox42-Connectors für M-Files, der im Rahmen eines Webinars von SoftAdvice vorgestellt wurde. Diese Integration schuf einen vollständig automatisierten Workflow: Sobald sich ein Dokumentenstatus in M-Files ändert, wird dox42 ausgelöst und erstellt das finale Dokument mithilfe von Echtzeitdaten über REST-APIs ohne manuelle Eingriffe.

Heute unterstützt diese Integration einige der wichtigsten administrativen Prozesse der RCJU, darunter die Prüfung finanzieller Verpflichtungen sowie die Verwaltung von Förderanträgen – inklusive der automatisierten Erstellung von Genehmigungen, Ablehnungen und Zahlungsbestätigungen.