Erhebliche Zeitverkürzung bei der Erstellung von Vereins- und Subventionsdokumenten durch dox42

Der Allgemeine Sportverband Österreich (ASVÖ) ist eine zentrale Organisation, die Sportvereine in ganz Österreich betreut und unterstützt. Durch die enge Zusammenarbeit mit regionalen Sportverbänden (Landesverbänden) stellt der ASVÖ sicher, dass die Vereine in allen Bereichen – von der Verwaltung bis zur Förderung – effizient unterstützt werden. Zusätzlich organisiert der ASVÖ Sportevents und verwaltet Subventionen für seine Mitgliedsvereine.

Der ASVÖ stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl an standardisierten Dokumenten effizient zu erstellen und zu verwalten. Besonders die Dokumentenerstellung im Rahmen der Vereins- und Subventionsverwaltung „SportCRM“ sowie die Integration mit Azure Cloud-Diensten waren komplexe und zeitaufwendige Aufgaben. Um diese Prozesse zu optimieren, entschied sich der ASVÖ, die Dokumentenautomatisierungslösung dox42 einzuführen, die vom Partnerunternehmen ace für rund 100 Benutzer implementiert wurde.

Die Wahl fiel auf dox42 aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche und der hervorragenden Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft-Produkten. Mit dieser Lösung konnten die folgenden Vorteile realisiert werden:

• Benutzerfreundlichkeit: Fachanwender können Vorlagen direkt in Microsoft Word erstellen und bearbeiten – ganz ohne Programmierkenntnisse.
• Automatische Datenintegration: Wichtige Daten aus der Vereins- und Subventionsverwaltung werden automatisch in die Dokumente integriert, wodurch der manuelle Aufwand deutlich reduziert wird.
• Nahtlose Integration: dox42 lässt sich problemlos in die Microsoft 365-Umgebung integrieren, insbesondere mit SharePoint Online und anderen Microsoft-Anwendungen, was den gesamten Prozess vereinfacht.
• Flexible Verwaltung: Die Lösung ermöglicht eine einfache Verwaltung und Anpassung von Vorlagen, was die Effizienz bei der Dokumentenerstellung erheblich steigert.

Durch die Einführung von dox42 konnte der ASVÖ eine zentrale Lösung für die Dokumentenerstellung etablieren, was die Arbeitsprozesse erheblich optimierte:

• Zentrale Verwaltung: Alle Word-Vorlagen des ASVÖ werden nun zentral in einem SharePoint Online-Repository gespeichert, was die Konsistenz und Aktualität der Dokumente garantiert.
• Automatisierte Dokumentengenerierung: Durch die Integration mit „SportCRM“ werden relevante Daten automatisch in die Vorlagen eingefügt, wodurch der Aufwand für die Dokumentenerstellung signifikant reduziert wird.
• Hohe Akzeptanz: Das System wird täglich von zahlreichen ASVÖ-Mitarbeitern genutzt, was seine hohe Akzeptanz im Verband bestätigt und den Erfolg der Lösung unterstreicht.

Die Einführung von dox42 führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Besonders bei der Erstellung und Verwaltung von Massendokumenten konnte die benötigte Zeit erheblich verkürzt werden. Darüber hinaus können die Landesverbände nun Vorlagen eigenständig pflegen, was die Abhängigkeit von der IT verringert und Anpassungen schneller ermöglicht. Die automatisierte Datenintegration minimiert zudem Fehlerquellen und trägt zur Verbesserung der Datenqualität in den generierten Dokumenten bei.