Von E-Mail-Umläufen zu transparenten Prozessen mit Intrexx und dox42

Die Volksbank Freiburg eG ist eine regionale Volks- und Raiffeisenbank mit rund 450 Mitarbeitenden und einer Bilanzsumme von etwa 4 Milliarden Euro. Als Intranet-Plattform nutzt die Bank Intrexx, um interne Prozesse und Anwendungen zentral abzubilden.

Ausgangssituation

Umläufe, wie z. B. Vorstandsvorlagen oder Verträge, wurden bisher per E-Mail durch die Bank geschickt und an verschiedenen Stellen geprüft und genehmigt. Der Prozess war entsprechend aufwendig und wenig transparent - Status, Entscheidungen und Dokumentation waren nur schwer nachvollziehbar.

Lösung

Gemeinsam entwickelten IT und Organisation eine digitale Umlauf-App in Intrexx. Dokumente können nun einfach, schnell und transparent zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet werden.

Automatische Dokumentation mit dox42

dox42 erstellt am Ende jedes Umlaufs automatisch ein vollständiges Protokoll mit allen Eingaben, Entscheidungen und Freigaben.

Das sorgt für:

• klare und einheitliche Dokumentation
• transparente Abläufe
• weniger manuellen Aufwand

Warum dox42?

Für die Erstellung von Berichten und Protokollen standen in Intrexx keine geeigneten Standardfunktionen zur Verfügung.
Bestehende Lösungen - etwa auf Basis von OpenOffice - erwiesen sich als zu aufwendig, fehleranfällig bei Änderungen und lieferten nicht immer die gewünschten Ergebnisse.

Mit dox42 erstellt die Volksbank Freiburg heute datenbasierte Dokumente direkt in Microsoft Word. Die Vorlagen sind flexibel anpassbar und entsprechen exakt den Anforderungen der Anwender.
Die benötigten Daten werden über SQL-Abfragen gezielt aufbereitet und strukturiert in die Dokumente integriert.

Ergebnis

Durch die Kombination von Intrexx und dox42 konnte die Volksbank Freiburg ihre Genehmigungsprozesse effizient, transparent und medienbruchfrei digitalisieren.