KWS – HR Contract Automation: Automatisierung internationaler Personalverträge mit SharePoint Online, dox42 und der Power Platform
„Mit der Verwirklichung von dynamischen Vorlagen können zu jeder Zeit neue Vorlagen ohne Entwicklungsaufwand erstellt und genutzt werden.“
KWS ist eines der führenden Pflanzenzüchtungsunternehmen weltweit. Über 5.000 Mitarbeitende in mehr als 70 Ländern erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2021/2022 einen Umsatz von rund 1,5 Mrd. Euro. Seit über 165 Jahren wird KWS als familiengeprägtes Unternehmen eigenständig und unabhängig geführt. Schwerpunkte sind die Pflanzenzüchtung und die Produktion sowie der Verkauf von Mais-, Zuckerrüben-, Getreide-, Gemüse-, Raps- und Sonnenblumensaatgut. KWS setzt modernste Methoden der Pflanzenzüchtung ein, um die Erträge der Landwirte zu steigern sowie die Widerstandskraft von Pflanzen gegen Krankheiten, Schädlinge und abiotischen Stress weiter zu verbessern.
Mit mittlerweile 87 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften und der wachsenden Anzahl an Kunden, Partnern und Mitarbeitern nehmen die Erstellung von Neu- und Personalverträgen sowie die damit zusammenhängenden Vertragsprozesse eine immer anspruchsvollere Rolle im Unternehmen ein.
Zeitaufwendige Korrekturschleifen, mühsame Formatierungsfehler, Zeitverlust durch doppelte Informationseingabe aber auch der Wunsch nachhaltiger und umweltbewusster zu agieren, waren schlussendlich ausschlaggebend für die Automatisierung der deutschen Personalverträge.
Durch die Einführung einer HR Contract Automation wurde die Digitalisierung der Vertragsprozesse in der Personalabteilung weiter vorangetrieben. Personalmaßnahmen, wie zum Beispiel Gehaltserhöhungen oder auch Stellenwechsel von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, wurden somit vereinfacht.
Die technische Umsetzung basiert auf SharePoint Online, dox42 Online sowie Power Apps, und integriert diese Technologien nahtlos, um eine vollständig maßgeschneiderte Automatisierungslösung der Personalprozesse im Contract Management zu bieten.
Für die Realisierung wurde bewusst auf den Einsatz von SharePoint Formularen verzichtet und die Entwicklung einer Power App angestrebt um die Abhängigkeit zu SharePoint so gering wie möglich zu halten.
Zur Dokumentengenerierung wurde das Partnerprodukt dox42 hinzugezogen. Eine bedeutende Reduzierung der über 100 verschiedenen Vertragsvorlagen konnte durch den Einsatz von dox42 realisiert werden. Die Verwaltung der Vorlagen, wie zum Beispiel die Erfassung rechtlicher Änderungen, konnte somit erheblich vereinfacht werden. Mit der Verwirklichung von dynamischen Vorlagen können zu jeder Zeit neue Vorlagen ohne Entwicklungsaufwand erstellt und genutzt werden. Bei der Definition einer neuen Personalmaßnahme kann somit innerhalb von wenigen Minuten eine weitere Vorlage hinzugefügt werden.
